Kundehistorier
Navn: Bergen Bemanning AS
Bransje: Bemannings- og rekrutteringsbyrå.
Nøkkeltall: 6 ansatte. 120 utleide medarbeidere.
Mål/Visjon: Vår målsetting er å tilby fleksible og effektive bemanningsløsninger
Kritisk funksjon: Lønn
Tidligere løsning:
Vi hadde et lokalt regnskapsbyrå som førte vårt regnskap på en tradisjonell måte. Vi betalte selv våre regninger og førte timer i et eget CRM system. En gang i måneden overførte vi timelister og betalte regninger til vårt lokale regnskapskontor. De førte lønn, lagde klar utbetaling av lønn og førte regnskapet. Vi fikk en regnskapsrapport hver måned.
Vurdering:
Kvalitet: Vi var stort sett fornøyd, det hele gikk som det alltid hadde gått.
Pris: Vi hadde hørt noe om automatisering og digitalisering og synes nok prisen kunne være i høyeste sjiktet.
Tilgjengelighet: Vi hadde bare tilgang til rapporten vi fikk hver måned.
Funksjonalitet: Fra vårt ståsted var det mye papir og litt uoversiktlig. Vi hadde svært dårlige purrerutiner som førte til sene betalinger og enkelte ganger til at vi for sent oppdaget at våre kunder hadde betalingsvansker.
Bruk av programvare: WebTemp, Uni Micro. Uni Lønn. Nettbank.
Behov: Vi ønsket oss bedre oversikt og mer oppdaterte rapporter. Vi ønsket også å kunne motta fakturaer og betale regninger når vi ikke var på kontoret. Var det mulig å automatisere? Digitalisere? Mindre papir? Kunne prisen gå ned?
Utfordringer ved skifte av regnskapsbyrå
Vi hadde nylig skiftet regnskapsbyrå og opplevde at overgangsfasen ble veldig kostbar og stressende. Dette ville vi for enhver pris unngå skulle skje på nytt. Når man har over 100 ansatte på lønningslisten er det ikke akseptabelt at det blir noe rot med lønn i en overgangsfase. Våre kunder godkjenner timelister i slutten av hver måned, dvs. 2-3 dager etter månedens slutt. Vi har utbetaling av lønn den 7. dagen i måneden. Alt måtte fungere første gang.
Ny løsning
Bruk av programvare: Webtemp og PowerOffice GO. Med PowerOffice Go har du et komplett sky-basert system for regnskap, faktura, timeregistrering, reiseregninger og lønn. Gjør deg klar for en helt ny opplevelse.
Webtemp er et bransjespesifikt timeregistreringssystem og CRM-løsning for bemanningsbransjen. Systemet var i utgangspunktet satt opp for å kunne arbeide godt sammen med Uni Micro. Timene er grunnlag for lønn og faktura til kundene.
PowerOffice GO håndterte data fra WebTemp fint. Agenda Økonomi AS endret filene fra vårt bransjesystem slik at PowerOffice GO kunne lese dem.
Resultat
Fakturering til kundene er helt problemfritt. Samtidig fikk vi etablert automatiske purrerutiner. Lønnskjøringene går også problemfritt.
Vi var redd for at prisen ville stige i overgangsfasen og at det skulle bli kaos. Agenda Økonomi AS garanterte samme pris som tidligere i denne fasen. Vi har faktisk ikke papirer i regnskapet lenger. Alt er elektronisk. Alle regningene til oss kommer direkte inn i økonomisystemet. Vi kan logge oss på regnskapssystemet fra jobben, godkjenne og betale. Men vi kan også gjøre dette vi smarttelefonen dersom vi er på farten. Siden systemet er sky-basert kan vi logge oss på hvor som helst, på hytten på ferie osv. Reiseregninger er også uten papirer. Vi bruker telefonen, og tar bilde av kvitteringer vi tidligere rotet vekk.
Nå slipper vi å vente på de to-månedlige rapportene, vi er alltid ajour og har alltid tilgang til regnskapet. Da blir dette faktisk et nyttig styringsverktøy. Og prisen? Vi sparte faktisk 30 %!
Fordeler:
- Alltid oppdatert, inntekter og utgifter. Sanntids-data.
- Budsjett- og resultattall kan enkelt eksporteres til Excel for analyse.
- Robust. En sløyfe av beslutningstagere er satt opp for kontroll og godkjenning.
- Tilgjengelig på alle digitale flater – ikke avhengig av klient programmer.
Navn: Gaular Bil AS
Bransje: Bilverksted
Nøkkeltall: 2 ansatte.
Mål/Visjon:
Drive verkstedsvirksomhet, og alt hva dermed står i forbindelse, samt agentur
Kritisk funksjon: Vi er avhengig av å bruke kjedens eget forretningssystem for å gi tilbud, bestille deler, hente prisopplysninger og finne ledig dato for jobben.
Tidligere løsning: Jeg drev et enkeltpersonforetak, men hadde en drøm om å starte et bilverksted sammen med en kollega.
Veien til eget bilverksted: Jeg var allerede kunde hos Agenda Økonomi AS så det ble naturlig å ha de som rådgiver/sparringspartner på vår vei til å etablere et verksted.
Vi diskuterte selskapsform, lokalisering, leieavtaler, kjedetilknytning og valg av økonomisystem.
Selskapsform: Vi kom fram til at aksjeselskap var en gunstig selskapsform for oss.
Aksjeselskap: Selskap med èn eller flere aksjeeiere, hvor eierne har betalt inn en aksjekapital som må være på minst kr 30 000. Eierne har ikke noe personlig ansvar for selskapets gjeld og øvrige forpliktelser, utover den aksjekapitalen de har skutt inn. Selskapsformen reguleres av Aksjeloven.
Skattefri omdanning: Enkeltpersonforetaket hadde eiendeler vi ønsket å ta med inn i AS. Enkeltpersonforetak som driver næringsvirksomhet kan omdannes skattefritt til nystiftet aksjeselskap, ved at selskapet overtar virksomhetens eiendeler og eventuell gjeld og trer inn i de skattemessige posisjoner som knytter seg til virksomheten i enkeltpersonforetaket.
Lokalisering: Etter en del undersøkelser om marked, tilgjengelighet, lokaler osv. valgte vi å etablere oss i Sande. Vi opplever at vi er synlige og det er enkelt for våre kunder å levere bil.
Kjedetilknytning: Etter mange år i bransjen endte valget på Meca.
Bruk av
Med MECA Business System blir det enklere å gi tilbud, enklere å bestille deler, hente prisopplysninger og finne ledig dato for jobben med vår geniale planlegger. Systemet er lett å bruke og gir deg god kontroll og oversikt. Du finner raskt kundedata, historikk, tilbud og ordre – og får hjelp hele veien til bokføringen.
Mange arbeidsoppgaver er automatisert, så det blir mindre klikking på PC-en, og det sparer både tid og ressurser. Det tar én dag å lære seg systemet, og det er en vel anvendt dag som gjør dine andre dager mer effektive, med fokus på jobber du tjener penger på.
PowerOffice GO. Vi benytter lønnsmodulen i GO.
Alltid enkel tilgang til lønnssystemet ditt. Ajourhold av ansatte og lønnsutbetalinger går som en lek.
- Enkelt å legge inn og ajourholde ansatte
- Utbetaling og postering av lønn, samt innsending av A-melding skjer automatisk ved godkjenning av lønn
- Regnskapsfører tar hånd om lønn.
Resultat
Vi benytter et bransjespesifikt system som er avgjørende for at vår arbeidsdag skal flyte godt. Samtidig har vi en regnskapsfører som håndterer alle frister til det offentlige, gir oss styringsrapporter og tar vare på lønnsomtrådet.
Rådgivning: Vi har stadig tanker om utvikling av vår bedrift og regnskapsfører har blitt den naturlige samarbeidspartner.